نصائح تجنبك لحظات الإحراج عند تأخرك عن تسليم مهامك في مواعيدها النهائية
ترجمة دعاء جمال
يقترب رئيسك من مكتبك ويقول لك: ” أهلاً، إذا كان لديك دقيقة هل يمكنك جمع أوراق مبيعات منتجنا الأخير؟”، ويوضح لك الأمر: “ليس هناك داع للإسراع، أرغب فقط في أن يعمل أحد الموظفين على الأمر”. ستوافق بحماس وتشعر بسعادة غامرة لأن رئيسك قرر القدوم إليك بشأن عمل إضافي.
بعد شهر، يأتي مجددا إليك ويسألك بشأن ورق المبيعات، فتتسع حدقتا عينيك في ذعر، وتسأله: “لماذا؟”. حسناً، لأنك لم تنفذ الأمر فعلياً. لم يحدد رئيسك موعداً نهائياً ثابتاً، وخرج هذا المشروع من حساباتك تماما. انت ترغب أن تقول كل هذا الآن، لكن النتيجة النهائية أنك لم تنفذ طلب مديرك.
أيبدو ذلك مألوفاً ؟ حسناً، هناك العديد من الأمثلة تشبه تلك الحادثة، وكلها توضح أهمية وضع موعد نهائي لنفسك، حتي إذا لم يحدده مديرك.
وجدت – كعامل يعمل بشكل حر وعن بعد – أن المواعيد النهائية المفروضة ذاتياً تساعد للغاية في التعامل مع العملاء الذين لا يهتمون بمراجعة أجندتهم وتحديد مواعيد.
ومع ذلك، نعلم جميعاً أن القيام بهذا يعد نصف المعركة. فحتى إذا كنت مدركاً لمساوىء وضع تلك المواعيد النهائية، قد يبدو البدء في إنجاز تلك المهام مستحيلاً ، ويمكن لتلك المشاريع أن تسبب لك الكثير من المشاكل.
لذا، إليك ثلاثة أسباب جعلتك تهمل إنجاز تلك المهام التى حددتها في التقويم، وأيضا نقدم لك بعض الاقتراحات المفيدة لدفعك لإنهاء تلك المشروعات:
1. المشكلة: أنت لا تأخذ نفسك بجدية:
الموعد النهائي يبدو جدياً للغاية عندما يضعه رئيسك، أليس كذلك؟ ومع ذلك، لا يبدو بنفس الضغط عندما نضعه نحن لأنفسنا، وذلك لأنك تعلم أن إحباط مديرك أمر مرفوض بشدة، وقد يهدد وظيفتك. لكن ماذا عن إحباط نفسك؟ حسناً، ستتخطى الأمر سريعاً.
الحل:
إذا كنت تظن أن تعليمات مديرك الصارمة ستعطيك الدفعة التي تحتاجها لإنجاز مهامك، إذا عليك أن تطلب دائما موعداً نهائياً مؤكداً من رئيسك. عدا ذلك، أدخل موعدك النهائي الشخصي في تخطيطك، ثم تعهد باحترامه مثل أي موعد مهم آخر. واكتبه بالحبر الأحمر إذا اضطررت لذلك. نعلم جميعاً أن هذا مرعب أكثر، أو اضبط عدة تذكيرات. ( كلما كانت أكثر إزعاجاً ، كلما كانت أفضل).
2.المشكلة: أنت لم تجهز خطة:
أغلب الاوقات، نؤجل البدء في شىء بسيط لأننا نشعر بالإرهاق. تستمر في تأجيل المشروع للغد، وثم لا يأتي “الغد” أبداً. هكذا، قبل أن تدرك الأمر، تجد أنه قد تبقى ساعتين فقط على الموعد النهائي الذي وضعته لنفسك، وأنت لم تبدأ حتى.
الحل:
ارسم خطة مختصرة أو خطوط رئيسية للمهمة قبل أن تحدد الموعد النهائي. هذا سيساعدك على تجنب الشعور بالرهبة من المشروع، كما سيؤكد أن الموعد النهائي الذي تضعه واقعياً. ولا تخف من تفكيك المهمة لأجزاء صغيرة متعددة.
3.المشكلة: أنت لا تنجز مهامك طالما لم يلزمك بها أحد:
ربما تدرك من داخلك أنك لن تكون مسؤولا ومعرضا للمحاسبة أمام نفسك إذا لم تنجز مهامك في الموعد النهائي، مهما جعلت الموعد النهائي يبدو مخيفاً. في الواقع ليس لديك مشاكل في تحديد الهدف المطلوب إنجازه. لكن، يبدو أنه من الصعب عليك الالتزام بموعدك النهائي إذا لم يكن هناك شخص ما يلزمك به.
الحل:
فقط لأنك تضع موعداً نهائياً لنفسك لا يعني أنك لا تستطيع أن تُعلم به رئيسك أو عميلك. لذا، بمجرد تأسيسك لخططك وتحديدك لموعدك المستهدف، ابعث إيميل سريع يقول: “شكراً لتفاصيل المشروع! سأبدأ العمل عليه، وسأخطط لتسليمه في (وتكتب موعدك النهائي)”. حتي إذا كان الشخص المرسل إليه لا يلزمك بالموعد النهائي، ستشعر بأنك أضفت ضغطاً بمعرفته أو معرفتها بشأن خطك الزمني المنتظر.
يمكن للمواعيد النهائية أن تكون مقلقة. لكن، للأسف، هي من الأمور الشريرة لكنها ضرورية. لذلك إذا وضعت أهدافا لنفسك باستمرار ولم تلتزم بها، جرب تلك النصائح لتلزم نفسك وتحصل على دفعة تساعدك على إنجاز أعمالك!
