مهما كان الأمر ..لا تراسل موظفيك بعد ساعات العمل
هارفارد بيزنس ريفيو – ماورا توماس
تدرك في الحادية عشر مساء أن هناك خطوة مهمة على فريق عملك أن ينجزها في المشروع الحالي. وتقرر أن تكتب رسالة سريعة وترسلها بالإيميل إلى موظفيك بينما ماتزال تفكر في المشروع. ما فعلته خطأ، واعتقد كمدربة متخصصة في مجال إدارة التركيز، أن الرسائل التى يرسلها المديرون للموظفين بعد ساعات العمل انتشرت في ثقافة إدارة الشركات، رغم أن ذلك يؤثر سلبا على الإبداع والابتكار والإنتاجية.
عليك ان تفكر في الغرض من الرسالة التى تود ان ترسلها. وتسأل نفسك: هل تريد من موظفيك أن يردوا عليك فورا؟ أم أنك ترسلها لأنك فكرت في موضوع معين في هذه اللحظة وتريد إنجازه قبل أن تنساه؟
إذا كان السبب الأول هو ما دفعك لإرسال تلك الرسالة هذا يعني أنك – عن قصد – تريد من موظفينك أن يعملوا 24 ساعة يوميا طوال أيام الأسبوع. أما إذا كان دافعك هو السبب الثاني فأنك – بدون قصد – تريد منهم أيضا أن يعملوا 24 ساعة يوميا طوال أيام الأسبوع. هذا ليس جيدا لك ولا لموظفينك ولا لثقافة العمل في شركتك.
قادتني خبرتي عبر سنوات من العمل مع مئات الشركات إلى وجود سببين وراء تلك الرسائل المتأخرة من المدير إلى موظفيه وهي:
1- الطموح: إذا أرسل مدير رسالة في وقت متأخر من الليل أو نهاية الأسبوع فإن معظم الموظفين يعتقدون أنه مطلوب منهم أن يردوا على الرسالة أو أن الرد على رسالة المدير سيترك إنطباعا جيدا لديه. وإذا اعتقد اثنين من الموظفين بأهمية ذلك فإن هذا الشعور سينتشر بين الجميع.
2- التركيز: الكثير من الناس لا يكون لديهم أي نية للعمل خارج ساعات العمل الرسمية لكنهم يعانون من ضعف مهارات إدارة التركيز. هم معتادون على تكليفهم بمهمات متعددة حتى في ظل الظروف المشتتة للتركيز. يضاف إلى ذلك فهم يتابعون بشكل مستمر وغير عقلاني الرسائل وتحديثات وسائل التواصل الاجتماعي عبر هواتفهم الذكية. رسائل المديرين المتأخرة تساعدهم على الاستمرار في هذه العادة السيئة.
انتباهك المستمر يؤذي موظفينك ويبقيهم في حالة تيقظ مستمر لمتابعة اخر رسائلك خوفا من إهمال إحداها، وهو ما يجعلهم يفتقدون وقت الراحة الذى تحتاجه عقولهم. وقد أثبتت التجارب أن وقت وجود وقت للراحة امر مطلوب لتحقيق أفضل النتائج في العمل. ولن يتمكن موظفوك من الحصول على هذا الوقت طالما أنت مستمر في إرسال رسائلك.
يمكن لرؤساء الشركات أن يعاجلوا تلك العادة غير الصحية من جذورها عن طريق وضع سياسات واضحة تشجع على ثقافة العمل الصحية، وتكليف الموظف بمهمة واحدة والحصول على اوقات للراحة. وقد وضع مركز للاستشارات الصحية في فيلادليفيا سياسات اسمتها “زي ميل” لا تشجع الموظفين على العمل من العاشرة مساء إلى السابعة صباحا وخلال نهاية الأسبوع. وإذا قرر الموظفون العمل في تلك الاوقات فإن “زي ميل” تلقائيا لا يشجعهم على ذلك بل يؤجل إرسال رسائلهم حتى تبدأ أوقات العمل الرسمية.
ويعتقد كثير من المديرين أن العمل للساعات اطول يؤدي إلى نجاح أكبر، وهذا غير صحيح لأن العمل لساعات أطول يؤدي إلى تراجع الانتاجية والاندماجية. يؤمن المديرون بذلك نظريا لكنهم فعليا يريدون الاستمرار في تحقيق أهداف الشركةن وهو ما يتطلب حالة من الاتصال والتواصل المستمرين.
وهذه مجموعة من النصائح لتجنب تلك الأخطاء:
أولا: ثبت لدى موظفيك مفهوم “إدارة التركيز” بدلا من “إدارة الوقت”، ودربهم على تلك المهارة المهمة.
ثانيا: توقف عن إجراء اتصالات العمل بعد نهاية ساعات العمل.
ثالثا: كن نموذجا يحتذي به الجميع في لتطبيق مفهوم “التواجد” من خلال التخلي عن هاتفك المحمول أثناء التحدث مع موظفيك، وتطبيق سياسة “لا هواتف محمولة أثناء الاجتماعات” لتحقيق مفهوم الاكتفاء بمهمة عمل واحدة لكل موظف والاندماج الكامل.
رابعا: لا تشجع موظفينك على العمل في بيئة من التركيز المستمر التى تسبب التشتيت، والتأكيد على أهمية منح مساحات هادئة للموظفين المكلفين بأدوار ومهمات تحتاج للتركيز العالي
